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失敗しない複合機の選び方

複合機選びで失敗する例

複合機をレンタル・リースする際、どのような点に注意して選んでいますか?
「とりあえず見積もりを出して、一番安い価格で選ぶ」、「使いたい期間で使えるところなら・・」、などの理由で簡単に選んでしまっていませんか?簡単に選んでしまうと思わぬ失敗をしてしまうかもしれません。複合機の選び方の前に、まずは複合機選びで失敗する例をご紹介いたします。

  • プランミスによる失敗
    長期利用のはずでリースしたけど、企画変更があり、中途解約しようとしたがリースは解約できなかったので、余分なコストがかかってしまった。
  • 価格だけで選んで失敗
    スペックを考慮せず、安い価格で選んだために印刷速度が足りず、業務効率が悪くなってしまい、業務達成するまでに時間が余計にかかってしまった。
  • 保守料金の未確認による失敗
    保守形態に関してよく考えず契約し、保守料金がかさんでしまい、コストを削減するどころか想定よりもオーバーしてしまった。

・・・などの理由で、利用したことを後悔する事になりかねません。
これから複合機を選ぶにあたり、重要になる「複合機の選び方」を3つの項目に分けてご説明いたします。

複合機のレンタルorリース

まずはレンタルとリース、それぞれのメリットを理解しておくと、お客さまの利用プランに適した複合機を選ぶ事が出来ます。
例えば3年以上確実に利用する場合、リースを利用して毎月のコストを下げたり、1泊2日のみの利用や、利用期間に変動が起きる可能性がある場合などは短期レンタルを利用して管理コストを抑える事が出来ます。

短期間の利用が便利!!
1泊2日や1週間だけ使いたい時、急に必要になった場合など、使いたい分だけ利用できるので管理コストがかかりません。
短期レンタルの場合、中途解約で臨機応変に!!
「短期レンタル」のご契約で利用予定より早く必要なくなった場合は中途解約が可能です。フットワークを軽く、臨機応変に利用したい場合短期レンタルをおすすめします。
初期費用を抑えて新規ビジネスを!!
新規ビジネスや企業拡大等で新たに複合機が必要になった場合、購入するに は多額の初期費用が必要になります。しかし、リースの場合は毎月固定金額で利用できます。ただし保守料金は別途請求になります。
長期利用の場合はレンタルより毎月の支払が安い!!
長期の利用の場合レンタル契約をしてしまうより毎月の支払が安く済みますので、長期の利用が確実な場合はリースをおすすめします。

大きく2つずつメリットをご紹介いたしましたが、それぞれもっと多くのメリットがあります。どちらを選べばお客様にとってメリットが多いのかを考えて選択する事をおすすめします。

1ヵ月の利用枚数で印刷速度(枚数)をチェック

次に、利用する最適なスペック(印刷スピード)がどのくらいなのかを確認する方法をご紹介いたします。
どのくらいのスペックの複合機があればビジネスを効率よく行う事ができるのか、一度確認してみるとよいでしょう。

利用期間中に想定される印刷枚数を確認しましょう。たとえば、オフィスで利用する人数が5名、1人が1日に出力する枚数が50枚程度、営業日数を20日とすると、1か月で使用する枚数はおよそ5,000枚になります。1日での印刷枚数は、250枚程度になりますから、1日7~8時間の勤務時間だと仮定した場合、単純に1時間あたりは30枚前後になり、毎分20枚以上の印刷が可能な機種で対応できると言えます。

通常のオフィスで導入するコピー機を選ぶ際は、利用期間中にどのくらいの印刷枚数があるのか、印刷枚数を考慮して選ぶのがよいでしょう。よくわからない場合は利用する人数×1人の印刷枚数×利用日数で使用ボリュームを想定します。

しかし、時間帯によって出力が集中しやすい業務であったりするなど、スタッフの出力待ちがたびたび発生しては困ります。時間帯・シーンで印刷する頻度が変化してしまう場合、1分間の印刷速度で複合機を選ぶと出力の待機時間が減り、スムーズに業務を行う事ができます。

毎分の出力速度が速い高速機になるほど、ボタンを押して最初の1枚が出てくるスピードも速いので、よりストレスなくお使いいただけます。利用頻度によっては、ひとクラス上のスペックを検討されることもおすすめします。

十分な印刷速度を選ぶと効率良く業務を遂行できます。それぞれの複合機には1分間の印刷可能枚数がありますので、各商品の仕様をご確認いただいてお選びいただけます。

カウンター方式とトナー購入方式

レンタルかリースで、どのくらいの間1日に何枚印刷するかを把握したうえで重要になるのが「保守形態」です。カウンター方式・トナー購入方式とは複合機をレンタル&リースする際に必ずと言っていいほど結ぶ契約ですが明確な違いがあります。では実際にどのような違いがあり、どのように使い分けて選ぶべきなのかご紹介いたします。

  • カウンター方式をおすすめする場合
    月々の印刷枚数で保守料金を計算してお支払いいただきます。その中に修理費とトナー代金が利用料金に含まれておりますので、トナー代金を別途請求することはございません。 印刷した分だけの保守料金で短期間のご利用をお考えの場合はこちらの契約機種がおすすめです。
  • トナー購入方式をおすすめする場合
    ご契約時にトナーも購入していただき、追加となるトナーも弊社からご購入いただきます。トナーをご購入いただく際に修理代金などの保守料金を含めてご請求させていただきます。トナーを頻繁に交換する必要がなくインクの消費を抑えたご利用を長期間でお考えの方におすすめです。

いかがでしたでしょうか?ここまでで、大まかな複合機の選び方をご説明いたしましたが、ここからはクラフティで複合機をレンタル&リースするメリットをご説明いたします。

自営保守かメーカー委託での保守の違い

多くの場合、保守対応はメーカーに委託して行っているため、修理対応時間が固定でメーカーの営業時間外の対応をしてもらえない事がほとんどです。例えば土日にイベントがあって急に不具合が生じた場合の対応ができずにトラブルの原因になる事があります。

しかし、クラフティの保守対応は自営保守になっており、プロのエンジニアが時間外でも対応させていただきますのでお客様は安心してご利用いただけます。

自営保守は土日祝日、深夜早朝対応など、メーカー委託の保守で対応できない事でも迅速にカバーできます! 時間外保守対応の料金に関してはお問い合わせください。

複合機と連携したWEBアプリ

クラフティの複合機レンタル&リースではお客様からお申込みいただければ「WebFax」と「クラウド連携」のWEBアプリをご利用いただけます。 それぞれのサービスはクラフティの複合機レンタル・リースをご利用いただいているお客様にオプションとしてご利用いただく事ができ、どちらのサービスもペーパーレスを実現する事が可能なサービスですので、「印刷用紙」のコストを抑えた運用に最適です。

クラウド連携

複合機で書類をスキャンしたデータをそのままデジタル化してGoogleドライブに保存するクラウド連携。書類管理をクラウドですることによってコストカットにつながり、さまざまなシーンでの管理に役立ちます。

クラウド連携
WebFax

複合機で受信したファックスを自動でデータ化し、クラウドコンピューターへ保存します。保存されたファックスデータを、PCのウェブブラウザやAndroidの専用アプリケーションで確認や管理ができるようになります。

WebFax

十分な印刷速度を選ぶと効率良く業務を遂行できます。それぞれの複合機には1分間の印刷可能枚数がありますので、各商品の仕様をご確認いただいてお選びください。

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